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News Letter『電子帳簿保存法とは?』

令和3年の税制改正より、令和年ね1月1日から改定された電子帳簿保存法が施行されることとなりました。

要件に満たない電子保存の場合は、青色申告の承認取り消しの可能性があるため必ず対応が必要です。

電子で取引を行う可能性がある方であれば、法人・個人に関わらず重要な内容になりますので、確認を行いましょう。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、原則として紙での保存が義務とされている帳簿書類(見積書、契約書、請求書、領収書、仕訳帳、総勘定元帳、貸借対照表、損益計算書等)を一定の要件を満たした上で電子データによる保存を可能とする法律です。

電子帳簿保存法による保存方法は大きく3つに分類されます。

1.電子帳簿保存

【電子の帳簿をデータのまま保存】

・仕訳帳・総勘定元帳・貸借対照表・損益計算書などの会計システムで作成したデータをそのまま保存

2.スキャン保存

【紙の書類をデータで保存】

・スキャン
・写真で撮影

 

電子データ

3.データ保存

【電子取引情報をデータで保存】

・クラウドシステムに保存
・PDF等でPCに保存

 

改定における6つのポイント

令和4年1月1日からの税制改正により、電子化の要件が緩和され、多くの人が利用しやすい制度になります。
改正において抑えておくべきポイントは6つです。

1.事前認証制度

運用開始の3か月前までに申請書の提出が必須→事前申請は不要

2.タイムスタンプ要件

タイムスタンプの付与は③英ぎょび以内記録事項の入力は2か月と7営業日以内→タイムスタンプ、記録事項の入力とともに2か月と7営業日以内

3.電子保存後の紙書類取り扱い

定期検査が完了するまで保管→定期検索が廃止され、スキャン後に原本を即時破棄可能

4.検索要件

取引年月日、取引金額、取引先、帳簿に応じた主要な検索事項、日付や金額の範囲指定、2つ以上の項目を組み合わせて検索できることが条件→取引年月日、取引金額、取引先の検索事項のみで可

5.電子取引の電子データ保存

電子取引の情報を紙に出力して保存可能→電子取引の情報は電子データでの保存が義務

6.データ改ざんなどの不正における措置

通常の重加算税のみ→通常の重加算税に10%分の金額が上乗せ

 

電子帳簿の扱い

今回の改正にあたり、電子帳簿は「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿」に分けられました。

優良な電子帳簿

①訂正や削除の事実内容のログにより本物であることが確認できる、タイムスタンプが付与されている

②取引年月日、勘定科目、取引金額などの主要な項目で検索できるようにすることにより、だれもが視認・確認できる

③複数の帳簿で同取引の記載がある場合に一連番号を記録するなど、相互性の確保ができる上記3点などの改定前から定められていた要件を満たしていた場合に該当します。

その他の電子帳簿

正規の簿記の原則に基づき記録され

①保存・管理方法のマニュアル

②データのダウンロード機能

など最低限の要件を満たす電子帳簿を「その他の電子帳簿」と分類します。

軽減措置

現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛金などの国税関係帳簿がすべて「優良な電子帳簿」だった場合は、過少申告加算税の軽減措置が適応されます。
こちらの措置を受けるためには事前に管轄税務署へ届出書を提出する必要があります。

保存期間

電子データ、紙書類に関わらず、法人の場合は保存期間が7年間と定められているため、7年間はファイルが破損しないように保管する必要があります。
パソコンに保存するだけでなく、クラウドシステムを利用するなど、破損のリスク回避をするための工夫が必要です。

今後はメールで受領した領収書を、紙に出力して経理担当に提出などの処理は不可となるため、管理方法を決めマニュアルを作成する等の準備をしていきましょう。

 

CHECKポイント

令和4年1月1日から令和5年12月31日までは税務署長が一定の条件を満たすことができないやむを得ない事情があると認めた場合には、データの紙出力保存を認める猶予措置が整備されます。
記事作成時点、やむを得ない事情の内容は詳細に公開されていないため、今後公表される法令の規定に着目する必要があります。

今回はポイントを絞ってご紹介させていただきました。詳しくは国税庁のホームページをご覧ください。

 

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