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証憑整理について

証憑とは

証憑とは、企業の会計や取引の記録を示す資料のことです。具体的には、領収書、請求書、契約書等などがあります。
証憑は整理して保存しておく必要がありますが、保存しておくべき証憑は主に4種類に分けられます。

・売上に関わる証憑:契約書・領収書・請求書など
・仕入に関わる証憑:発注書・納品書など
・給与に関わる証憑:給与支払明細書など
・預金通帳や賃貸借契約書等

なぜ証憑整理が必要なのか

書類の保存期間が法律で定められているから

税法及び会社方により、証憑は7~10年保存しなければならないと決められています。
種別や欠損金の有無によっても期間は異なるため、きちんと確認しておく必要があります。

証憑類を束ねておくだけ・・・等きちんと整理がされていないと、紛失の恐れがあるため、必ず整理をしておくべきです。

社内不正が起きにくくなるから

証憑がきちんと整理されていると、不正があった際に何かおかしいと気づきやすくなります。その様な状況を作っておくことで、不正を防止することができます。

税務調査の際にもスムーズに対応できるから

正しい納税、経理処理を行っていても定期的に税務調査は入ります。その際に証憑が整理されていれば、スムーズに対応することができ、ストレスを軽減することができます。
逆に証憑類が整理されていない状態では、税務調査官からのイメージが悪くなり、調査が長引く原因にもなります。

証憑整理の方法

①種類ごとに分類する
売上関係書類、仕入関係書類、現金取引関係書類…等、種類ごとに証憑を分類します。
また、日付順、取引先別、業務別等、ルールを決めて分類します。

②証憑書番号を付ける
分類した書類には発生順に一連の番号を付け、必要な際にすぐに確認できるようにしておきます。

③ファイリングを行う
期間等を表紙に記載したファイルに証憑をまとめます。

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