経理のペーパーレス化とは

経理業務におけるペーパーレス化とは取引先から受けとった証憑(しょうひょう)書類を紙の文書としてではなく、スキャナ保存してデータとして扱うことです。

証憑と聞くとピンとこない方もいらっしゃるかと思いますが、企業の入出金等の記録の元になる重要な書類のことを指します。

主に

・契約書、見積書
・請求書
・納品書
・支払明細書　など

売上・仕入・従業員・その他に関する書類が挙げられます。
上記のような書類をデータとして保存できるようにすることでペーパーレス化に繋がります。

電子帳簿保存法

ペーパーレス化において守らなければいけないルールが電子帳簿保存法です。

電子帳簿保存法とは1998年に施行され、各税法で保存が義務付けられている帳簿や書類を電子データで保存するためのルールをペーパーレス化を促進する目的で定められた法律です。

これまで何度か改正されてきましたが、2022年1月の法改正により、税法上保存が義務付けられている帳簿書類の電子的保存の要件が大きく緩和される一方で、電子取引情報の電子データ保存が義務化されることとなります。

電子データ保存の義務化により電子取引で扱った電子データを紙に出力しての保存ができなくなりますので注意が必要です！

電子帳簿保存法に準じた電子データの保存方法は大きくわけて以下の３つです。

①電子帳簿等保存

電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存

②スキャナ保存

紙で受領・作成した書類を画像データで保存
→取引した紙の書類をスキャン等で保存し、電子データに変換したものを電子文書として保存する方法もタイムスタンプなどの要件を満たしていれば認められます。

③電子取引

電子的に授受した取引した取引情報をデータで保存
→2023年10月より開始するインボイス制度(適格請求書等保存方式)でも電子帳簿保存法に準じて保存しなくてはなりません。

上記の内容でインボイス制度というものに触れましたが、インボイスとは売り手が買い手に対して正確な適用税率や消費税額等を伝えるものです。(登録番号の記載など条件を満たした書類やデータのことをいう)

インボイスを交付できるのは、登録を受けた適格請求書発行事業者に限られるため、登録をするか否かは慎重に判断が必要です。

電子帳簿保存法、インボイス制度ともに非常に複雑な内容となりますので専門家に相談することをおすすめいたします！

上記の内容や経理でお困りのことがございましたら、ぜひ弊社にご相談ください！